Именование почтовых ящиков у пользователей в компаниях довольно разнообразное.
Функциональное именование
Например, glbuh@, sklad@ и пр. Такой вариант удобен тем, что при замещении сотрудника достаточно выдать ему пароль и он получает доступ ко всей переписке предшественника. Этот вариант неудобен тем, что нужно запоминать какому сотруднику какой адрес соответствует. Нужно лезть в адресную книжку и пытаться найти адрес по ФИО.
«Мой порядковый номер..»
В крупных организациях, где высокая вероятность проявления полных однофамильцев используют кодовое название почты, например U252353@corpmail.ru. Обычно этот идентификатор используется во всех корпоративных системах компании. В первую очередь в HR, откуда и начинается «жизнь» сотрудника в компании.
Эту почту также нереально запомнить, поэтому без адресной книги никуда. Визуально проверить, что адрес набран верно тоже проблематично.
Однако, это уже индивидуальная почта, т.е. при увольнении сотрудника необходимо переносить почту новому сотруднику. Либо не переносить, т.к. далеко не всегда есть необходимость копаться в «старых вещах» предшественника.
Удобочитаемая почта
Наиболее распространенный вариант. Например, fedorov.a@corpmail.ru. В обязательном варианте помимо фамилии нужно использовать имя, поскольку однофамильцы встречаются. Бывает, что совпадает фамилия и первая буква имени. Тогда приходится к имени добавлять отчество.
Группы рассылки
Функционал групп рассылки есть на большинстве почтовых систем: mail.ru, yandex.ru, gmail.com, Office 365 и пр. Функционал несложный: при отправке письма на такой ящик копию письма получают все участники группы.
Минус этого функционала — члены группы получают информацию о получении писем участниками, но не знают, какие действия с ними уже выполнялись. Например, если кто-то отправил полученное письмо клиенту, то нужно как-то обговорить с участниками группы, что письмо было отправлено, чтобы не продублировать другим участником. Кроме того, если не разбирать письма, убирая из «Входящие» — он переполняется сообщениями, по которым реакция уже не требуется.
Совместные папки (shared mailbox)
Оптимально вместо списков рассылки (групп) для групповой работы использовать shared mailbox. В этом случае письма синхронизированы у всех участников, т.е. если один из участников поставил флаг или переместил письмо в другую папку, то изменения отражаются на всех участников. Такой функционал есть у Office 365. В бесплатных почтовых сервисах я такого функционала не видел.
При использовании Shared Mailbox оптимально работать по концепции «Zero inbox«. Например, обработанные клиентские письма перекладывать в папку «Обработанное». Таким образом у всех участников группы письмо исчезнет из входящих и не будет традиционной «мусорки» во «Входящей».
