Оптимизируем работу с почтой. Концепция Zero Inbox.

В современной компании электронная почта выступает одним из основных средств коммуникации. Многие просто «живут» в ней, отвлекаясь на внешние раздражители лишь изредка. Как ускорить работу почты, повысив производительность труда? Об этом — в статье.

Обычный Inbox

full mail inboxТрадиционно мы привыкли, что письма, падающие в Входящие/Inbox, живут там и умирают в забвении. В результате эта папка чаще всего представляет собой кладбище мусора, который вроде как может понадобиться, но выкинуть жалко — вдруг пригодится (изредка действительно пригождается).

Менеджерам приходят десятки писем в день, и эта мусорка разрастается до невиданных размеров. Тысячи писем терпеливо ожидают своей участи.  Помимо того, что это существенно тормозит работу почтовой программы (как правило, Outlook), это ещё отнюдь не услаждает взор пользователя, действуя как весомый демотиватор. Кому же хочется ежедневно видеть километры переписки, по которой действий уже не требуется, и, по идее, от неё надо избавляться.

Чтобы хоть как-то упорядочить бардак, многие создают подпапки. Из мусорного контейнера разносим мусор по ведрам и бачкам 🙂 Ориентироваться в этом хламе вроде бы чуть проще, но количество подпапок тоже разрастается.

Автоматические правила, раскладывающие письма по папкам, ещё больше ухудшают ситуацию. Да, писем в Inbox становится меньше, однако, теряется контроль над перепиской, поскольку письмо, автоматически положенное в папочку, нередко пропадает из поля зрения, и реакция на него может быть с большой задержкой. Например, поскольку общение у меня достаточно интенсивное, иерархия папок порядка сотни штук. Письмо, направленное автосортировщиком в какую-то папку, обнаруживал спустя несколько дней, когда информация была уже неактуальной.

Zero Inbox

separate_trash_canДабы избавиться от мусора и упорядочить свою работу, попробовал использовать концепцию «Zero Inbox», или «Пустой Inbox». Суть проста. В Inbox должны лежать только письма, по которым не сделаны какие-либо действия, причем достаточно оперативные, т.е. которые можно сделать здесь и сейчас. И никаких автоматических правил сортировки!

Как только по пришедшему письму завершена работа, и более никаких действий не требуется, его либо удаляем, либо перекладываем в папку Archive. В Outlook это делается быстро, нажав на письме правую клавишу мыши и выбрав пункт «Переместить» — >  «Archive» (пункты меню здесь и далее указаны для Outlook 2010). Отработанное письмо исчезает из поля зрения, и Inbox радует владельца опрятным видом.

Если папки Archive нет, то её можно создать самостоятельно в корне, на том же уровне иерархии, что и папка Входящие/Inbox. Для этого кликаем на названии почтового ящика правой клавишей мыши, выбираем пункт «Новая папка…» и в появившемся диалоге набираем Archive.

Gmail-Inbox-to-ZeroПоскольку есть долгоиграющие письма, по которым нет особой срочности в исполнении, но требующие действий через некоторое время, их перекладываем в папку «Выполнение«. Для сообщений, которые требуют реакции от коллег, заводится папка «Контроль«. Таким образом, любое сообщение, по которому действия ещё не завершены, лежит в одной из трех папок: Входящие/Inbox, Выполнение, Контроль. Как только отработали письмо — переложили в Archive.

Для дополнительного контроля над письмами в папках «Выполнение» и «Контроль» можно установить напоминание. Для этого нужно кликнуть правой кнопкой мыши на письме, выбрать в меню пункт «К исполнению» -> «Добавить напоминание«.

Для синхронизации с мобильными устройствами лучше создать задачу. Создадим «Быстрые действия» -> «Создать новое» -> «Действия» -> «Создать задачу с текстом сообщения». Теперь при появлении сообщения по которому требуется дополнительный контроль — кликаем правой клавишей мыши на нём и выбираем «Быстрые действия» -> «Создать задачу с текстом сообщения».

Чтобы удобнее копаться в письмах в Archive, можно либо создать подпапки и раскладывать туда (это будет занимать чуть больше времени), либо использовать «Папки поиска» или «Виртуальные папки». К сожалению, на мобильные устройства «Папки поиска» не синхронизируются.

Вот и все. Концепция чрезвычайно проста и весьма эффективна. Стоит попробовать.

На заметку

Несколько стандартных рекомендаций, которых стоит придерживаться при переписке:

  • Не проверяйте почту на пике работоспособности, когда вы ещё в состоянии совершить трудовой подвиг. 🙂
  • Проверяйте почту с определенным интервалом, например, раз в 2 часа, по графику.
  • Если очевидно, что письмо для работы более не понадобится — лучше удалить, вместо перекладывания в Archive. По себе знаю — очень сложно расстаться с отдельными сообщениями. 🙂
  • Отключайте всплывающие оповещения о приходе новых сообщений. Любой раздражитель снижает производительность труда. Реагируя на всплывающее окно, мы сбиваемся с мысли, даже если не читаем письмо.
  • Отписываемся от рассылок новостей и пр. или используем правила сортировки, чтобы не «мусорить» в Inbox. Письма из рассылки можно почитать в конце дня, когда уже устали.

Несомненно, не для всех эти правила применимы, но все же для большинства они актуальны. Несколько правил хорошего тона:

  • Прежде чем ставить коллег в копию или «отвечать всем», поразмыслите, действительно ли в этом есть острая необходимость. Возможно, кто-то из коллег свою часть работы уже выполнил, и нет смысла вновь отправлять письмо, замусоривая перепиской чужой Inbox.
  • Основная идея письма должна быть изложена в 2-3 первых строчках. Детали можно изложить далее, после абзаца.
  • Если нужно о чем-то срочно спросить — лучше позвонить или воспользоваться внутрикорпоративным IM Jabber, Lync и пр.

Позаботьтесь о своих коллегах. Они тоже очень загружены.teamwork_in_a_nutshell__by_djpavlusha-d77eoeb

Spread the love
Запись опубликована в рубрике IT рецепты, IT решения для бизнеса. Добавьте в закладки постоянную ссылку.