Клиентоориентированные бланки в MS Word. Часть 2.

В предыдущей статье объяснил как слегка упростить жизнь клиентам и сотрудникам вашей компании, чтобы с одной стороны заполнение форм отнимало меньше времени, а с другой — был минимум ошибок из-за которых форму сложно обработать, нужен дополнительный контакт с клиентом и другие лишние телодвижения.

Поскольку статья пользуется спросом, продолжу её, добавив момент по использованию Windows Forms controls. Механизм позволяет защитить документ от случайных или намеренных правок пользователем. Это особенно важно при формировании удобных и защищенных юридических документов, например, договоров, актов, допсоглашений и пр.

Далее по тексту скриншоты будут с английской версии Word. Это может доставить  неудобств, но пункты русского меню находятся в тех-же местах.

Где находятся Windows Forms controls?

Элементы управления (windows формы) находятся на закладке «Developer» («Разработчик»). По-умолчанию эта закладка в MS Word выключена. Если вы её не нашли у себя, то чтобы её включить — нужно нажать на треугольничек в левом верхнем углу и выбрать пункт «More commands…» (в буквальном переводе — «Больше комманд»).

Windows Forms controls. Как включить?

В появившейся форме слева нужно выбрать «Customize Ribbon» (что-то вроде «Кастомизировать риббон»). В правой панели поставить галку возле пункта «Developer» («Разработчик»).

После нажатия на кнопку «Ок» закладка «Developer» («Разработчик») должна появится в меню офисного пакета.

Добавление Windows Forms controls

В качестве примера документа будет рассматриваться заявление на отпуск. Сотрудница после прочтения  первой статьи подготовила замечательную форму заявления.

Все сделано корректно и удобно для пользователей. Единственно, типичная ошибка, что слово «заявление» может писаться со строчной (редко) или прописной буквы. Если со строчной, то после слова «заявления» ставится точка, если с прописной, то точка не ставится. Поскольку здесь слово с заглавной (прописной) буквы — точка не нужна.

Также стоит отметить эстетику шапки формы:

  1. Неравномерное расстояние между линиями смотрится не всегда эстетично, хотя, в приницпе, какого-то отторжения не вызывает.
  2. Высота строчки в таблице под «должность» — очень маленькая. Если сотрудник будет заполнять от руки, ему придется напрягаться и мельчить.

Лучше увеличить расстояние между строчками, чтобы не было затруднений. Для этого достаточно выделить всю таблицу, кликнуть правой клавишей мыши, зайти в свойства таблицы («Table properties») и на закладке «Row» («Строка») указать точную высоту строки. Обычно это около 0,9 см, чтобы даже в случае размашистого подчерка все убралось. Мельчить не нужно. Сами помните как неудобно, например, заполнять формы различных деклараций, куда фамилия с трудом входит, а нужно ещё имя отчество утрамбовать.

В результате получаем примерно такую шапку.

Теперь переходим к главному. Нужно в места, где потенциально будет вводится текст в электронном виде, вставить специальные элементы управления MS Office (Windows Forms controls). В дальнейшем, доступ к документу будет заблокирован и останется возможность вводить текст только в эти поля. Любой другой текст случайно или намеренно изменить нельзя.

Чтобы добавить текстовый однострочный элемент управления нужно:

  1. Поставить курсор туда, где планируется разместить текстовый блок.
  2. Перейти в меню «Developer» («Разработчик»).
  3. Найти иконку(и) подчеркнутые красным.
  4. Если в текст добавить текстовый блок нажатием на верхнюю иконку, то в тексте появится элемент управления, где фоном будет подписано «Click or tap here to enter text.» («Кликните здесь, чтобы ввести текст»).
  5. У этого варианта управления свойства доступны только по кнопке вынесенной на политру «Developer», т.е. по правой кнопке мыши их вызвать нельзя. Нужно выделить элемент управления и нажать кнопку «Properties» («Свойства»).
  6. Чтобы изменить фоновый текст нужно нажать на кнопку «Design mode» («Режим дизайна») и ввести нужно значение текста.
  7. При печати на принтере фоновый текст выводится, поэтому если документ готовится как для варианта электронного заполнения, так и бумажного (универсальный) — убирайте текст, либо используйте legacy control (см. ниже). Фоновый текст нужно заменить, например, на пробел. В этом случае контрол будет появляться при заполнении в электронном варианте, но будет отсуствовать при распечатке. Если стереть пробел, появится фоновый текст.
  8. Если в текст добавить текстовый блок нажатием на нижнюю иконку (legacy — устаревший), то в тексте появится элемент управления отображаемый серым квадратиком. После защиты формы он на печать выводится с прозрачным фоном.
  9. Устаревший вариант текстового блока работает в старых версиях MS Office (наверное, до 2007) и, на мой взгляд, более удобен для универсальных документов, поэтому я рекомендую использовать его.
  10. При клике на нем правой кнопкой мыши, можно выбрать «Properties» («Свойства»). Работает и вариант выбора «Properties» по кнопке из меню «Developers».
  11. Важное свойство legacy элемента управления — это «Type» («Тип»). Он позволяет исключить ошибку неверного ввода. Например, если выбрать тип «Date» («Дата») и «Date format» («Формат даты»), то можно подсказать пользователю, что в данное поле нужно ввести дату в определенном формате. Аналогично для текста можно задать как будет вводится информация: заглавные или строчные буквы, первая заглавная и т.п.

Если в форме пользователь должен вводить дату, число, текст определенной длины и пр. вещи, которые должны соответствовать некоторому стандарту для упрощения работы тех, кто будет эти формы разбирать — обязательно используйте свойства текстового контрола.

На палитре инструментов есть ещё ряд контролов, которые используются реже:

  1. «Checkbox» («Чекбокс») — элемент для бинарного выбора информации (Да/Нет). Используйте его, но не ставьте его по умолчанию включенным. В этом случае форма будет не пригодна для заполнения от руки.
  2. «Combobox» («Комбобокс») — выпадающий список предварительно заданных элементов. Этот элемент нельзя использовать если документ может заполнятся от руки. Это позволяет исключить ошибки ввода пользователем, когда вам необходимо ограничить его четким списком значений и исключить любое творчество. 🙂 Опять-же это упрощает работу тех, кто форму будет обрабатывать, поскольку в случае креативного ответа не придется придумывать к какому стандартному варианту его отнести.
  3. «Drop-down list» («Список») — список значений, который видим всегда, соотвественно, его можно использовать и для бумажного заполнения в варианте «подчеркните верное значение из списка».
  4. «Date picker» («Выбор даты») — появляется календарик для ввода даты. У него есть фоновый текст, который выводится на печать, поэтому его нужно заменить, например, на пробел. В этом случае контрол будет появляться при заполнении в электронном варианте, но будет отсуствовать при распечатке. Если стереть пробел, появится фоновый текст.

Отмечу, что в месте, где предполагается подпись человека нет смысла вставлять текстовый блок, поскольку поле имеет смысл только при бумажной распечатке. 🙂 Это довольно типичная ошибка.

Защита текста документа в Word

После того как все места для ввода информация заменены на соотвествующие блоки, необходимо защитить документ. Это позволит уберечь текст документа от случайной или намеренной правки.

Для зачиты документа в верхнем меню нужно выбрать «Restrict editing» («Ограничение редактирования»).

Далее нужно поставить чекбокс в поле «Allow only this type of editing in the document» («Разрешить только этот способ редактирования документа») и выбрать «Filling in the forms» («Заполнение форм»). В этом случае весь текст будет защищен от изменения и ввести можно только текст в формах.

После этого нужно нажать «Yes, Start Enforcing Protection» («Да, защитить документ») и ввести пароль для снятия защиты на случай если потребуется изменить документ. Если документ не несет какой-то критической важности с т.з. безопасности, то можно использовать пустой пароль.

Договор, допник, акт и т.п. — это критичные документы с т.з. безопасности компании. В этом случае используйте длинный, сложный пароль. В этом случае я рекомендую отдельно держать расшифрованную версию документа с пометкой в имени файла, например, с суффиксом _unprotected. Со временем пароли теряются, если их не записать. Когда на работу приходит новый сотрудник, ему могут забыть передать пароли от файла.

После того, как документ защищен, обязательно пройдитесь по всем тектовым полям и проверьте, что они работают именно так, как задумывалось и будут одинаково удобны как для электронного, так и для бумажного варианта заполнения. Обязательно проверьте как будет работать форма, если, например, текст очень длинный. Скажем, если ФИО длинное.

Если что-то вызывает неудобства, неэстетично отображается и т.д. — не поленитесь переделать документ. Формы создаются один раз и используются годами. Вы потратите лишние 5 минут, а немалое количество людей сэкономят на этом часы своей жизни. 🙂

Spread the love
Запись опубликована в рубрике IT рецепты с метками , , , , . Добавьте в закладки постоянную ссылку.