Укрощение печати

Не смотря на внедрение систем документооборота, всяческую автоматизацию бизнес-процессов и перевод всего и вся в электронную форму, объемы традиционной печати в компаниях не особо сокращаются. Основными генераторами макулатуры выступают бухгалтерия, стремящаяся удовлетворить морально устаревшие аппетиты налоговых органов, всяческих аудиторов, предпочитающих читать с листа и пр., затем юристы печатающие многостраничные толмуды договоров, инженеры печатающие тома документации для клиентов, логисты формирующие отгрузочные документы тоже не отстают и т.д. К сожалению эти потребители расходки перейдут исключительно на электронный вариант ещё не скоро. В результате ИТ департаменту приходится сопровождать немалый парк принтеров, скармливая ненасытным железкам тонны бумаги и массу картриджей/тонера и пр. Как упростить сопровождение оборудования и сократить его стоимость?

Не буду пока затрагивать переход к покопийным контрактам (Managed Print Service — MPS). В перспективе вариант может быть неплохим, но пока что для ситуации, когда в компании уже сформирован пул печатающей техники, всё стандартизовано на одном вендоре (зоопарка нет), используются сетевые принтера/МФУ на рабочие группы (никаких персональных устройств) и картриджи заправляются, а не используются оригинальные — покопийные контракты пока обходятся заметно дороже.

Рассматривать сокращение расходов буду для распределенной компании, когда в филиалах (небольшие продажные) отсутствуют сисадмины и всё сопровождение централизованное. В нашей компании по всем филиалам суммарно эксплуатируется более 50 МФУ/принтеров исключительно HP приобретённых за последние 6 лет. Предпочтение отдается монохромным рабочим лошадкам МФУ HP 3027/4345/5035/9050.

Аудит печати

Прежде чем начать сокращать какие-то расходы на принтерный суппорт, неплохо бы для начала понять во сколько этот самый суппорт обходится. Помочь в решении этой задачи в случае парка принтеров HP может бесплатное средство HP Web JetAdmin. Для любителей других вендоров придется раскошелиться на какой-нибудь PrintAudit, MyQ, PrinterAdmin и др. подобные средства сбора статистики непосредственно с МФУ/принтеров, либо с рабочих станций при отправке на печать.

Посмотрим, что умеет HP Web JetAdmin и как эти умения использовать для сокращения расходов на сопровождение принтеров. Последняя версия программы 10.2.хххх. Написана она на .NET и работает в паре с MS SQL сервером. Хорошо документирована, в т.ч. довольно подробно описана структура базы данных, поэтому при желании можно доработать функционал ПО.

Радует, что функционал программы позволяет выполнять групповые операции с принтерами, например, накатывать единообразно настройки на весь парк принтеров, проводить регулярные инвентаризации и т.п.

Сами принтера можно объединять в группы по различным признакам. Например, у нас в компании принтера автоматически группируются по параметрам подсети и распределяются по папкам городов где находятся.

Аналогично можно единообразно накатить на все принтера политики предупреждений (alert-ов) о различных проблемах с принтерами от замятия бумаги до рекомендаций заменить Maintenance Kit. Шаблоны политики пожно ассоциировать с группами, так что при добавлении в группу новых принтеров они автоматически получат новые правила.

Одно из наиболее полезных предупреждений — сообщение о том, что картридж заканчивается и неплохо бы заказать новый, чтобы обеспечить непрерывность работы бизнеса. Своевременное уведомление позволяет сократить размер складских запасов картриджей до минимально необходимого уровня. Естественно, данные о завершении порошка в картридже JetAdmin получает из его чипа, поэтому если картридж при заправке не перчиповали, либо чип стоит не от той модели, то и извещение будет не вовремя, если вообще будет. К сожалению, относительно дешевые («тупые») модели принтеров не поддерживают отправку извещений на JetAdmin. В т.ч. именно поэтому следует избегать использовать простые устройства в корпоративной среде, т.к. затраты на их сопровождение будут несколько выше, в т.ч. из-за более высокой стоимости отпечатка.

Функция извещения о завершении картриджа особенно удобна в распределенных компаниях, где нет сисадинов в филиалах. Нотификацию получает сотрудник в центральном офисе компании и централизованно, используя федеральных поставщиков, вроде Комус, Ситилинк и др., размещает заказ на доставку нужного картриджа в офис.

У нас подобные извещения ложатся в виде инцидента в ServiceDesk, чтобы ответственный сотрудник не забыл заказать расходку. В идеале было бы неплохо, чтобы у таких федеральных компаний появился стык (например, web service или хотя-бы e-mail для заказа) для автоматического заказа расходки, а в дальнейшем и обмена счетами и счет-фактурами (своеобразный EDI), чтобы вообще исключить участие человека со стороны организации. Тем более, что сейчас российское законодательство уже позволяет использовать подобные схемы электронного взаимодействия. Поскольку HP JetAdmin считает и количество фактически отпечатанных страниц, аналогично можно отслеживать момент, когда размещать заказ на бумагу (точка перезаказа).

Имеются у JetAdmin и недостатки, хотя особо привередничать не приходится –программа бесплатная. Есть у JetAdmin хорошая функция группового обновления прошивок на принтерах. Однако реализована она крайне убого. По логике программа должна самостоятельно проверять наличие новых обновлений для ИСПОЛЬЗУЕМЫХ в компании принтеров, скачивать обновления и далее либо информировать администратора о появлении новых версий, либо накатывать обновления на тестовую группу принтеров. Сейчас же этот механизм работает крайне убого: список прошивок нужно забирать вручную, причем список закачивается полный, т.е. для всех принтеров и сетевых карт JetDirect HP. В общем, дюже кривая реализация, не смотря на многочисленные релизы программы.

Мониторинг объемов печати с помощью JetAdmin позволяет в будущем относительно легко получить коммерческое предложение на покопийные контракты, чтобы оценить насколько они выгодны. Зная объемы печати, совокупные затраты на приобретение новых картриджей и их заправку, стоимость сопровождения принтеров (если привлекается аутсорсер), ремонты, легко рассчитать стоимость копии при текущем способе сопровождения и в случае полного аутсорсинга печати. Чтобы сделать более или менее адекватный расчет нужно собирать данные минимум 3 месяца, а лучше год, чтобы нивелировать сезонные факторы в печати. Поэтому настраивать сбор статистических данных надо уже сейчас. 🙂

При расчетах стоимости ремонтов нужно учитывать сроки эксплуатации оборудования. После трех лет работы высока вероятность разовых, относительно дорогих, ремонтов. После замены основных механических узлов и жесткого диска, вероятность повторных ремонтов снижается.

Расходка

В попытке сократить расходы на дорогие оригинальные картриджи нами были перепробованы различные варианты. На нескольких филиалах тестировали совместимые картриджи Pro Mega Print предлагаемые «Комус». К сожалению, качество печати этих картриджей пока оставляет желать лучшего. Хотя цена приемлемая и будь картриджи по качеству печати хотя-бы на уровне оригинальных заправленных – можно было бы на них переходить. Сейчас же пользоваться совместимыми картриджами можно, если не интересует результат.

Помимо сравнительно невысокого качества печати были отмечены проблемы с некорректной работой чипов этих картриджей, что приводило к сбою в процедуре размещения заказов.  Вместе с тем следует отметить, что «Комус» мужественно менял совместимые картриджи по первому зову.  Однако, такое качество расходки меня не устроило. Поэтому после всех тестов остановился на двух вариантах. В филиалах без сисадминов выгоднее использовать оригинальные картриджи. Там объемы печати не большие, поэтому с т.з. финансов – погоды не делают. При этом переход на оригинальные картриджи сокращает нагрузку на сотрудника сопровождающего принтера, поскольку федеральных компаний занимающихся заправкой картриджей мне найти не удалось, а работать с массой мелких компаний — высоки административные расходы. В центральном же офисе экономически целесообразно использовать заправку оригинальных картриджей качественным порошком (например, Static Control) и использовать качественные комплектующие при восстановлении.

Применение заправленных катриджей, по нашей статистике, никак не сказывается  (или незначительно сказывается) на стоимости сопровождения, т.е. ресурс  печки и других компонентов принтеров соответствует заявленным срокам эксплуатации без каких либо видимых проблем с качеством печати. Да, наверное качество отпечатка хуже, чем при использовании оригинальной расходки, но оно вполне приемлемо для бизнес-целей.

Стоит отметить, что помимо сокращения расходов заправка картриджей снижает и уровень экологических проблем, поскольку нужно банально меньше (реже) утилизировать компонентов. Хотя HP и предлагает возможность утилизации отработанных картриджей.

Spread the love
Запись опубликована в рубрике IT рецепты с метками , , , , , , , . Добавьте в закладки постоянную ссылку.