Анализ выписки Сбербанка. Add-in для Excel.

Нередко бюджеты (план/факт) даже в «продвинутых» компаниях «рисуются» в Excel. Это не совсем верно, чревато ошибками, но так проще.

В совсем продвинутых — платежи загружаются (вбиваются) в учетную систему (например, 1С), там разбиваются по категориям (Расходники, Канцелярка, ГСМ, Страховка авто и пр.), по отделам/ЦФО и в 1С и заполняются. Или выгружаются в виде готового бюджета (план/факт) в Excel и заполняется линейными руководителями. План, естественно, вносится после утверждения в начале финасового периода.

В компаниях не столь развитых процесс несколько более сложный. Кто-то как-то собирает данные по оплатам и заполняет Excel файлик с план/фактом. Ячейки с планом защищаются от изменений, иначе это уже не план. 🙂

Идеально если банк при выгрузке выписки в Excel может добавить колонку с списком категорий, которые можно задать для платежа. Т.е. бухгалтер проводит платеж и проставляет к какой категории он относится. В этом случае при получении файла с оплатами достаточно использовать сводную таблицу, чтобы быстро получить факт помесячно.

Когда бухгалтер вбивает при оплате назначение платежа — это произвольный текст, который может меняться, в нем могут быть ошибки в орфографии и пр. По нему сложно однозначно сопоставить категорию с оплатой, но можно.

Сбербанк

В веб интерфейсе корпоративного «Сбербанка» можно выгрузить выписку в Excel, но снабдить платеж комментариями (помимо назначения платежа) или категориями выбранными из списка — нельзя (апрель 2018). Получается, что нужно, например, ежемесячно выгружать данные из банка, и в отдельную колонку вручную прописывать категорию. Выглядит как сизифов труд, поскольку при очередной загрузке категории нужно вводить снова.

Другой вариант решения — добавлять данные, а не замещать, но есть риск появления дубликатов. Да и ручной труд при разметке записей о платежах отнимает время.

Хотелось бы оперативно размечать категории на основании данных из поля назначение платежа и названия юрлица. В принципе, этой информации достаточно, чтобы отнести платеж к нужной категории.

Add-ins для Excel

Поскольку функционал формул Excel не позволяет решить эту задачу, написал Excel VSTO Add-Ins: SberbankRecordsProcessorSetup.

Для инсталляции достаточно:

  1. Распаковать содержимое архива в папку с произвольным именем.
  2. Запустить SberbankRecordsProcessorSetup.msi файл.
  3. Файл не будет задавать вопросы и установит все компоненты обработчика Сбербанковских Excel выписок в папку: C:\Program Files (x86)\Sberbank Records Processor Excel Add-In\

Работает крайне просто:

  1. На сайте «Сбербанка» для бизнеса заходим в «Счета и выписки» -> «Экспорт выписок» -> «Скачать файлом».
  2. Выбрать счет и период за который сформировать выписку.
  3. Формат: Excel. Тип формы: «Выгрузить операции в Excel в виде таблицы«.
  4. Скачиваете выписку.
  5. Открываете выписку в Excel.
  6. Заходите в пункт меню «Банк» -> «Обработать выписку».
  7. Первый раз возникнет диалог для указания пути к CSV файлу в котором заданы правила категоризации оплат. Пример этого файла в папке с установленными файлами: C:\Program Files (x86)\Sberbank Records Processor Excel Add-In\Search.csv. Можно использовать его в качестве образца для создания файла для своих нужд.
  8. Не переименовывайте закладки в Excel!!! Выписка загруженная от Сбербанка должна быть на закладке «Движение средств«. Таблица с данными для категоризации загрузится на закладку «Поиск«.
  9. После обработки, если нет ошибок, то:
    a. На закладке «Движение средств» после колонки «Назначение» будет добавлены колонки: «Категории» и «Месяц».
    b. Будет создана доп. закладка «Сводная таблица» с собранной для анализа сводной таблицей.
  10. По каждой категории можно развернуть детали нажатием на + и посмотреть назначение платежа указанное бухгалтером.
  11. Для проверки цифр, что нигде ничего не потерялось достаточно посмотреть в выписке «Сбербанка» сумму внизу и сравнить её с расчетной в сводной таблице. Если ничего не потерялось, суммы совпадут.
  12. Если нужно передать данные для ручного переноса в бюджет (план/факт), то фильтруя по категориям нужно несколько секунд, чтобы удалить данные, которые не нужно видеть сотрудникам, переносящим цифры.

Файл категорий

Для простановки категорий для затрат используется CSV файл. Путь к нему запрашивается при первом старте обработки, либо если снята галка с «Загрузить категории».

Файл очень простой, редакируется в Excel и сохраняется в CSV UTF-8 файле.

 

 

 

 

Выглядит крайне просто:

  1. Категория — это название категории к которой будут отнесены затраты которые попали под «Ключевая строка в назначении» и «Юрлицо».
  2. Ключевая фраза в назначении — поисковая строчка, которая проверяет по колонке «Назначение» в выписке «Сбербанка» подходит ли назначение указанное бухгалтером. Можно использовать символ * для замены любого количества символов. Рекомендую давать максимально детальные поисковые запросы. Если есть номер договора по которому идут регулярные оплаты — лучше указать его. Это позволит минимизировать ошибки неверной категоризации, если поисковый запрос слишком общий. Ключевая фраза должна быть указана в обязательном порядке.
  3. Юрлицо — производит дополнительную проверку по полю «Контрагент» в выписке «Сбербанка». Если указано юрлицо, то категория будет присвоена ТОЛЬКО в случае если ключевая фраза совпала и юрлицо.

Категории в файле могут повторятся сколько угодно раз, поскольку бухгалтер может вводить назначение платежа произвольно. Кроме того на усмотрение аналитика относить отдельные статьи затрат к разным категориям, или объединять в одну. Например, в примере есть затраты генерерируемые автоматически «Сбербанком»:  «Комиссия за ведение счета» и «СМС-информирование по Корп.Картам». Можно разнести их по разным категориям или объединить, поскольку суммы небольшие и детализацию можно посмотреть, развернув детали сводной таблицы.

Категория Ключевая фраза в назначении Юрлицо
Uber HELP.UBER.COM*Amsterdam N8610
Зарплата Перечисление заработной*платы
Зарплата Зарплата*за
Пенсионное страхование Страховые*взносы*пенсионное*страхование
Билеты WWW.RZD.RU
Банковские услуги Комиссия*ведение*счета
Банковские услуги СМС-информирование по Корп.Картам
НДФЛ Налог на доходы физических лиц

P.S. Excel add-in написал за вечер и до сего момента мне не приходилось разрабатывать плагины для Microsoft офисных приложений, так что «извиняйте если что не так». 🙂 Наверняка пропустил какие-то обработчики ошибок. Если найдете ошибки при работе или появятся предложения по улучшению — контакты на кнопке «Об add-in». Приятного пользования.

Spread the love
Запись опубликована в рубрике IT рецепты, IT решения для бизнеса с метками , , . Добавьте в закладки постоянную ссылку.