Поскольку процедура плавной миграции пользовательских почтовых ящиков с почтовой системы IMAP на Office 365 не рассмотрены (см. Перенос почтовых ящиков IMAP в Office 365). Рассмотрим варианты миграции на примере IMAP сервера mail.ru. Предполагается, что:
- У компании есть домен второго уровня. Например, bizkit.ru.
- MX запись ссылается на emx.mail.ru.
При плавной миграции общие моменты:
- Домен по умолчанию предоставляемый O365: bizkit.onmicrosoft.com.
- Добавляем в консоли администрирования Office 365 домен bizkit.ru.
- Добавляем в DNS TXT запись для подтверждения, что домен принадлежит вашей организации. MX запись на этом этапе менять нельзя!
- Настраиваем в DNS необходимые TXT, CNAME, SRV записи.
- В DNS может быть только одна SPF запись, поэтому нужно добавить в неё сервер Microsoft: SPF: v=spf1 include:_spf.mail.ru include:spf.protection.outlook.com ~all. Верификация такой записи для домена на сайте Microsoft проходит успешно.
- В DNS DKIM записей может быть несколько.
Например, мигрируем пользователя Федоров Андрей.
Вариант 1. Постепенная миграция по одному пользователю.
- Добавляем пользователя в O365 в созданный домен bizkit.ru. Например, fedorov.a@bizkit.ru. Это будет основной (primary) почтовый ящик.
- Добавляем alias для этой почты, например, fedorov.a@bizkit.onmicrosoft.com. На этот e-mail уже можно отправлять почту.
- В Outlook пользователя добавляем ящик с e-mail: fedorov.a@bizkit.ru. Если в DNS корректно прописаны TXT, CNAME, SRV, то Outlook подхватит настройки и добавит ящик, хотя в DNS MX запись продолжает ссылаться на сервер emx.mail.ru.
- Настраиваем на mail.ru переадресацию всей приходящей почты на адрес: fedorov.a@bizkit.onmicrosoft.com. К сожалению, эти настройки можно сделать только зайдя из-под учетки пользователя, поэтому потребуется немало времени. При задании фильтра для пересылки не забываем удалять перенаправленные письма на сервере mail.ru, чтобы исключить дублирование.
- В O365 запускаем «Миграцию данных» («Data Migration») для переноса данных с почтового сервера mail.ru. Не смотря на то, что импорт почты происходит с адреса fedorov.a@bizkit.ru, т.е. такого-же, как заведен на O365б импорт проходит без проблем. Потребуется пароль пользователя на mail.ru.
- По мере выполнения миграции данных у пользователя в Outlook ящике привязанном к O365 будут появляться письма и создаваться папки.
- По завершению процедуры миграции данных у пользователя в Outlook будет 2 почтовых ящика: с mail.ru и c O365. Новая почта будет приходить уже в ящик на O365.
- Отправка писем нормально работает через почтовый ящик Office 365.
- После переноса всех почтовых ящиков меняем MX запись для домена bizkit.ru.
- Можно создать учетные записи для всех пользователей сразу и постепенно выполнять миграцию данных и устанавливать переадресацию на mail.ru.
Вариант 2. Перенос пользователей на Office 365 со сменой MX без использования переадресации. В случае с mail.ru этот вариант может быть более предпочтительным, поскольку процедура установления переадресации занимает много времени.
- Заводим всех пользователей в Office 365 с доменом bizkit.ru.
- Добавляем в Outlook пользователей помимо ящика с mail.ru дополнительно почтовый ящик от O365.
- Переписываем MX запись с emx.mail.ru на O365. Новая почта начинает приходить в почтовый ящик на O365. Старая осталась на mail.ru.
- В O365 запускается «Миграция данных» («Data Migration») для переноса данных с почтового сервера mail.ru. Небольшое количество писем может перенести сам пользователь перемещением выбранных писем из ящика в ящик.
- По завершению процедуры почтовый ящик привязанный к mail.ru можно удалить.
Вариант 3. Перенос пользователей на Office 365 со сменой MX без использования переадресации и доступом к почте через web интерфейс. Минималистский вариант. 🙂
- В «варианте 2» исключается п. 2, т.к. Outlook не инсталлируем. Экономим на:
- Стоимости развертывания пакетов MS Office.
- Лицензиях на MS Office.
- Сотрудники до момента завершения миграции данных работают с почтой на mail.ru в ранее установленных почтовых программах (например, Thunderbird или старые версии Outlook). Неудобно, поскольку «сидение на двух стульях», но самый быстрый вариант.
Нюансы
- Пока все пользователи не будут заведены в O365, невозможно отправлять им письма из ящика O365. Outlook будет выполнять проверку почты и сразу сообщать о том, что доставка невозможна.