Оптимизируем подготовку официальных запросов. Электронный штамп-факсимиле.

Уточнул в бумагахЧуть больше месяца назад написал статью о том, как организовать электронное факсимиле на PDF документах с помощью FoxIt Reader. Казалось бы, простое решение, но оно КАРДИНАЛЬНО ускорило выполнение стандартных операций.

Как нынче выглядит взаимодействие с большинством компаний? Чтобы от них что-то получить необходимо написать официальный запрос. Если раньше запрос надо было писать в бумажном виде, то сейчас достаточно изобразить пожелание в электронной форме на бланке предприятия, заверенном подписью и печатью.

Зачем такие сложности, если запрос будет отправлен сканом в электронном виде не являющимся юридически значимым документом? Не знаю, но такова схема работы практически со всеми крупными компаниями: МТС, Ростелеком, ТТК, МТТ, Билайн, АПИ и т.п. У Ростелкома, Билайна и АПИ уже внедрен юридически значимый документооборот, но пока что главным образом для обмена бухгалтерскими документами. Бухгалтерские документы — это, несомненно, важно, но документооборот ими не ограничивается, поэтому процесс обмена документами надо упрощать. На безрыбье сойдет и обмен сканами.

Кстати, не удивлюсь если при получении такого документа в электронном виде не производится даже проверка с какого e-mail пришел запрос и можно ли доверять отправителю. Но это вопрос безопасности, который хромает в большинстве организаций. С другой стороны вероятность мошенничества невысокая и урон, как правило, незначительный.

факсимиле-фото-печатиРанее компании отрабатывали запрос клиента по скану документа, но требовали пересылки бумажного оригинала. Однако, объемы генерации бумаги таковы, что пересылка и хранение обходится очень дорого, не добавляя какого-то смысла. Поэтому в последнее время практически НИКТО не просит присылать оригинал. Разве что Билайн периодически вспоминает о том, чтобы забрать бумажный вариант. 🙂 Соответственно, абсолютно бессмысленно готовить документы по-старинке, когда:

  1. У контрагента выуживаются на имя кого писать письмо.
  2. На официальном бланке готовится текст документа.
  3. Распечатывается на бумаге.
  4. Ставится подпись и печать (ныне официально отмененная), а это требует физического перемещения в пространстве, крайне затратного по времени в больших организациях.
  5. Сканируется.
  6. Отправляется контрагенту по e-mail.

Очевидно, что учитывая новые реалии смысла в п. 3-5 немного. При этом недостатков хватает:

  1. Расходы на бумагу, расходные материалы для печати, сопровождение печатающего оборудования и т.п.
  2. Вырубка деревьев на бумагу.
  3. Тратится много времени на бессмысленные операции.
  4. Подписанное письмо уходит в шредер (затраты электроэнергии и времени сотрудников) или мусорную корзину (проблемы с безопасностью).

slide_19

Используя описанный ранее подход с простановкой штампов (факсимиле) в электроном виде можно существенно  сократить время на подготовку документов:

  1. У контрагента выуживаются на имя кого писать письмо.
  2. На официальном бланке готовится текст документа.
  3. Печатается в PDF (с помощью виртуального принтера, либо в MS Office есть опция сохранения в PDF).
  4. C помощью описанного ранее метода ставится в электронном виде подпись и печать. Факсимиле печати с подписью нужно подготовить в Paint.NET или другом редакторе, чтобы фон был прозрачным.
  5. PDF вновь печатается на виртуальном  принтере, чтобы факсимиле «срослось» с основным документом.
  6. PDF с печатью и подписью отправляется контрагенту по e-mail.

Эта несложная процедура экономит немало времени при значительном документообороте, не ухудшая безопасности, поскольку никакой разницы с вариантом по-старинке нет.

Рукописная подпись и печать уже изжили себя и в современном мире существенно замедяют процесс обмена документами. К сожалению, на юридически значимый ЭДО пока что поголовно не перешли, но, думается, для развитых компаний сейчас это вопрос уже 2-3 лет .

sbor-makylatyru-foto-9

Опубликовать в Facebook
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Одноклассники
Опубликовать в Яндекс
Запись опубликована в рубрике IT рецепты, IT решения для бизнеса с метками , , , , , , , . Добавьте в закладки постоянную ссылку.