Как излечиться от синдрома хронической занятости?

Статья http://hbr-russia.ru/lichnaya-effektivnost/upravlenie-vremenem/p15010/ побудила на некоторые размышления.

Симптомы описаны верно. Типичный мой день — обработка десятков различных писем с задачами/проблемами абсолютно разной тематики. Причем вроде как все важные, делегировать не получается, т.к. сотрудники и без того загружены, при этом случается, что отправитель уже сам не помнит о чем просил, т.к. у него ровно такая-же суматоха в работе.

Западный собственник добавляет в эту кучу ещё порцию задач с сомнительной пользой. Кроме того, совещания в стиле бла-бла-бла, когда на выходе не очень понятно что. Весь день в какой-то операционной шелухе, но оглядываясь назад даже не помнишь чем занимался. В конце дня прибитые (убитые) эмоции, когда ничего особо не хочется. Разве что с трудом находятся силы, чтобы пробежатся или поплавать в бассейне перед сном. И складывается ощущение, что это вполне себе типичная ситуация, по разговорам с коллегами с других предприятий. Хотя, возможно, «рыбак рыбака видит издалека». 🙂

Коллеги-менеджеры (или их жены о мужьях 🙂 ) жалуются, что после работы и пробок доползают до кровати, чтобы восстановится перед следующим днем-сражением. В последнее время с оптимизацией персонала, нездоровой движухой вокруг этого и перманентных разговоров о кризисе, операционной работы прибыло, причем, существенно. Вообще нет времени заниматься какой-то стратегией, оптимизировать бизнес-процессы. Латание дыры — последствия оперативно принятых решений руководства.

Весь этот хаос — он заразный. Мы мнгогократно обсуждаем с другими руководителями какие-то workaround-ы, потому что у коллег(и) ровно такой кавардак и он(и) забываю(е)т многие моменты почти сразу после общения. Просто дойдя до рабочего места кто-нибудь или что-нибудь отвлечет и всё, фокус переключился, мысль потеряна.

Такое ощущение, что подготовка к апокалипсису многократно хуже самого апокалипсиса. Мы несемся, потому-что есть deadline с непонятными сроками и надо что-то сделать к этому моменту, даже если это будет не очень продуманное решение и после этого мотивация участников процесса просядет окончательно, а пресловутая клиентоориентация упадет ниже плинтуса.

Применение концепций тайм-менеджмента тоже требует времени. Например, до какого-то времени я использовал Zero Inbox, чтобы не забывать о насущных задачах и в целом это худо-бедно работало. Удавалось удерживать порядка 140 активных писем в Inbox. В последнее время рабочий ящик, который должен быть Zero, хронически наполняется. Количество быстро перерастает сначала за несколько сотен, а потом и тысяч. Физику не обманешь, если скорость наполнения водой ванны превышает пропускную способность слива, рано или поздно вода перельется. 🙂

Этому способствует «распыление» проблем/ответственности сотрудниками, широко используется прием, когда в копию письма ставятся все, кто потенциально может иметь отношение к вопросу. Этот спам получают все и как минимум тратят время на чтение. И, возможно, это даже может быть полезно, чтобы быть в курсе проблемы и записать себе в задачи, что ею надо заниматься в дальнейшем фундаментально. Хотя, скорее всего в ворохе операционных задач руки и не дойдут.

С другой стороны есть ощущение, что это крайне непродуктивно. Вроде бы распараллеливание должно ускорять решение проблемы, но ресурсы тратятся чрезмерные. Возможно, целесообразнее последовательная обработка, когда действует «правило семи рукопожатий». Это медленнее, но, возможно, уменьшает объемы операционных задач менеджменту. Как в ServiceDesk сначала задача диспетчеруется на первой линии, пусть иногда неточно, но формализованно и о ней нельзя забыть, т.к. она «висит» в системе.

Менеджеры нередко становятся перегруженными bottleneck-ами, а подчиненные что-то делают на автопилоте сами, ожидая реакции менеджера. Бюрократия за счет жесткой стандартизации позволяет уменьшить ошибки, но одновременно убивает и желание что-то делать, т.к. это вообще гарантированный способ избежать ошибок. Менеджеры уже не могут реагировать на обычную очередь в письмах (пропускной спобности «слива» не хватает 🙂 ) и чтобы что-то сделать возникают альтернативные очереди в виде Lync чата, звонков по телефону и пр. Делегирование не спасает, т.к. делегировать некому. Сотрудники и так перегружены. Вполне себе стрессоустойчивые начинают мягко говоря нервничать.

Каналов коммуникаций стало больше, скорость и суматоха возросла, но идет ли все это на пользу производительности?

Опубликовать в Facebook
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Одноклассники
Опубликовать в Яндекс
Запись опубликована в рубрике Размышления о бизнесе. Добавьте в закладки постоянную ссылку.