ЭЦП для оптимизации работы компании с развитой сетью филиалов

Не секрет, что большинство документов, которые формирует бизнес ему самому не особо нужны и необходимы лишь для оправдания перед налоговыми и др. федеральными органами. На генерацию этих документов работает немалый штат бухгалтеров.

По требованиям налоговых органов нижеприведенные документы должны быть подписаны собственноручно сотрудником, а также его руководителем:

  • приказ (распоряжение),
  • трудовой договор,
  • служебная записка,
  • заявления (на отпуск, материальная помощь, административные, увольнение и пр.трудовые ситуации)
  • заявления на удержания из з/п, на перечисления денежных средств на заработную карту,
  • заявка на представительские расходы,
  • отчет о представительских расходах,
  • заявка на командировку,
  • отчет о командировке,
  • авансовый отчет,
  • путевой лист,
  • акт инвентаризации.

Постановлением Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595 отменили командировочные удостоверения. Не слишком значительное упрощение работы, но все-таки.

В случае с распределенной компанией, располагающей сетью из нескольких десятков офисов по России, обмен указанными документами, заверенными собственноручными подписями — затратное и довольно бессмысленное занятие:

  • Время на подготовку бумажной формы больше, чем электронной.
  • Сотрудник и его руководитель могут находиться в разных офисах (не там, где бухгалтерия).
  • Затраты на пересылку заказных писем значительные.
  • Время на пересылку заказного письма порядка 2-х недель.
  • При проверки налоговик все равно не сможет определить подлинность подписи сотрудников, он все-же не специалист-подчерковед. Тем более, что в большинстве случаев речь идет о документах на небольшие суммы денег.

Казалось-бы в соответствии с ФЗ от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» у организации, вроде как, есть право заменить обмен документами в бумажной форме на электронную. Однако, прежде чем что-то внедрять финансовый департамент хотел на 100% быть уверенным, что налоговая в ходе проверок примет электронные документы подписанные квалифицированной ЭЦП.

Для подтверждения такой возможности со стороны нашей бухгалтерии в налоговую, Минифин, Минэкономразвития были направлены несколько писем с предельно четким и коротким вопросом можно ли отказаться от передачи указанных документов в бумажной форме и ограничиться только электронной с подписью квалифицированной ЭЦП. Параллельно соответствующие запросы направил и я через форму обращений на сайте .

Ответы от соответствующих структур пришли в установленные сроки и традиционно не содержали конкретного ответа на заданный вопрос. Это набор ссылок на сопутствующие ФЗ на 3-4 страницы, которые мы изучали уже и до этого. Однако нас интересовал конкретный и однозначный ответ от налоговой, на который мы могли бы сослаться при проведении проверки. В общей сложности было отправлено около 5 писем за получением разъяснения. Оптимизацию пришлось отложить.

Наверняка кто-то уже занимался проработкой вопроса по замене бумажного документооборота на электронный в части указанных документов. Был бы благодарен за любую информацию.

Опубликовать в Facebook
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Одноклассники
Опубликовать в Яндекс
Запись опубликована в рубрике IT опыт. Добавьте в закладки постоянную ссылку.