Microsoft Office 365. Быть или не быть?

По мере развития информационных систем в компаниях у немалой части сотрудников сокращается потребность в использовании офисных продуктов. Отчасти вытеснение происходит за счет замены на более специализированные инструменты, эффективнее справляющиеся с задачами. Части сотрудников офисные продукты и вовсе не нужны, например, конструкторам, разработчикам ПО, системным администраторам и т.п. Эти группы специалистов могут использовать офисные продукты лишь изредка, но лицензию на Microsoft Office (если компания придерживается стандартизации на этом производителе) для них все равно приходиться покупать.

whatisoffice365

Это накладно, но Microsoft упорно избегает вывода на рынок конкурентных лицензий, которые уже есть у большинства производителей ПО. Этот способ лицензирования куда лучше подходит для многих современных компаний, как раз отражая тот момент, что многие сотрудники очень редко используют ПО и некорректно платить за них по полной. Опять-же проще контролировать соблюдение лицензионной политики. Отчасти как компенсацию за отсутствие столь долгожданных конкурентных лицензий Microsoft, не без давления со стороны конкурентов, выпустил облачный Office 365. Особенно интересна его последняя реинкарнация с Office 2013. Какие финансовые прелести способен предоставить этот продукт?

«Полный фарш» на земле

Сразу оговорюсь, я буду рассматривать близкую мне тему — оснащение лицензиями на офисные продукты компании до 250 человек. Причем оснащение с максимальным комфортом, т.е. не отнимая у сотрудников привычный десктопный Microsoft Office. Наоборот, постараюсь причинить им добра по полной, чтобы работать стало гораздо лучше, чем в варианте использования наземного (не «облачного») MS Office.

Итак, прикинем во сколько обойдется лицензирование с нуля 200 сотрудников. Чтобы сравнение было максимально близким, для сравнения возьмем вариант лицензирования Open Value Subscription, когда оплата за пользование лицензиями взимается авансом раз в год. В случае, если компания плотно «сидит» на продуктах Microsoft и не собирается «слезать» несколько лет — это, пожалуй, наиболее эффективный способ лицензирования.

Считаем, что компания для которой мы прикидываем стоимость лицензирования, достаточно продвинутая. Она планирует использовать помимо почты, групповых календарей, задач, поручений и пр., что предлагает Exchange (можно взять аналогичное по функционалу решение Communigate Pro, но не будем) ещё и средства аудио и видеообщений, групповых конференций, вебинаров и IM. Соответственно, придется прикупить и Lync.

Опять-же многое из вышеперечисленного есть в Communigate Pro, но интеграция с офисным клиентом пока что оставляет желать лучшего. Да Pronto! иногда неплох, но пока не дотягивает до уровня Microsoft-овских продуктов, хотя с развитие HTML 5 версии может быть интересен. Итак рассчитаем «полный фарш» офисных продуктов Microsoft в варианте подписки на год.

calc_office_2013

В этот список стоит добавить ещё антивирусный пакет для почтовых ящиков. Возьмем, к примеру, Kaspersky Security для почтовых серверов, по цене 912 руб. за 2 года или 91 200 руб. на 200 ящиков в год. Итак, рабочее место сотрудника в «полном фарше» только по программному обеспечению выходит на 1 731 349 руб. в год.

Чтобы этот софт (серверный) работал, потребуется прикупить кое-какое «железо». Предположим, компания шиковать не хочет, однако необходимо обеспечить доступность сервисов 99,9% (8,76 часа простоя в год) поэтому берем:

  1. Производительный брендовый сервер, 300 тыс. руб. — 2 шт.
  2. ИБП уровня APC SURT 3000 VA, 70 тыс. руб. — 1 шт.
  3. Кондиционер Daikin FT25/R25 с «зимним» комплектом, 50 тыс. руб. — 2 шт.
  4. NAS Netgear RNDU 6000-100PES для бакапов, 31 тыс. руб. — 1 шт.
  5. Диски для NAS enterprise уровня Hitachi HUS724030ALE640, 7 тыс. руб. — 3 шт.

При расчете емкости СХД предполагалось, что сотрудники потребят примерно 25 Гб на человека или 5 Тб. Емкость NAS минимальная, т.е. не обеспечивает ретроспективы бакапирования, что является потенциальным риском.

Итого легко выходит 822 тыс. руб. на срок примерно 5 лет, или 164 тыс. руб. в год. Конечно, возможны модификации, например, вместо NAS использовать ПК, взять кондиционер попроще (и иметь массу любовных утех), ИБП подешевле, сервер не столь брендовый как HP/IBM, например, Supermicro (сильно дешевле не выйдет). Разумная оптимизация позволит что-нибудь выиграть, но срок в 5 лет скорее всего тоже сократится и делить надо будет уже на 4, а то и на 3.

Я не беру в расчет серверную стойку или шкаф и пр. инфраструктурные компоненты добавляющие удобства и надежности работы, сокращающие стоимость сопровождения. Считаем, что просто бросим сервера в коптерку на стол, чтобы шум кулеров не выводил из себя сотрудников и не давал повода штрафануть санэпидемстанции. 🙂

В результате наши суммарные годовые затраты приблизились к 1 895 779 тыс. руб. в год. Сервер с кондиционером потребят электроэнергии примерно на 43 500 руб. в год.  Итого получим 1 939 282 руб. Это по скромным подсчетам. Можно приплюсовать сюда ещё аренду помещения, но считаем, что здание в собственности, а каптерку можно разве что сдать в аренду в качестве туалета. т.е. много не заработаешь. 🙂

Немаловажный момент — сопровождение серверов. Считаем, что сисадмин тратит 10% своего рабочего времени (2,2 дня в месяц), т.к. количество серверов и рабочих мест не очень большое и после завершения развертывания много времени сопровождение не займет. Учтем отчисления в пенсионный фонд и пр. Итого получим 660 тыс. руб.  в год и наши затраты вплотную приблизились к 2 048 784 млн. руб. в год, или порядка 10 тыс. руб. на человека. Если учитывать будущю стоимость денег, то сумма подрастет до 2,3 млн. руб. в год.   Невольно подумаешь и зачем связались с Microsoft. 🙂

«Полный фарш» в «облаке»

Прикинем, что у получится в случае с лицензированием Office 365 для среднего бизнеса. В другой своей статье я уже делал сравнение вариантов приобретения Microsoft Office 365, поэтому повторятся не буду. Аналогичный «полный фарш» выходит примерно на 1 106 400 руб. (для продавцов ПО) и 1 200 000 руб. (для операторов связи) в зависимости от схемы приобретения «облачного» сервиса и условий от поставщика.

В варианте учитывающем будущую стоимость денег: 1 305 552 руб. в случае продавцов ПО и порядка 1 304 121 руб. в случае операторов связи. Во втором случае, если случиться чудо и удастся договориться о приобретении подписки по тем-же расценкам, что и для продавцов ПО, то сумма составит 1 202 399 руб.

Операторский вариант гораздо более напоминает SaaS, нежели приобретение подписки у продавцов ПО, поскольку предполагает оплату помесячно, без авансирования на значительный срок. Итак, при грубом рассмотрении тот-же «полный фарш» в «облачном» варианте выходит практически на 800 тыс. руб. в год выгоднее «наземного». Если же учитывать будущую стоимость денег, то разница составит более 1 млн. руб.

При расчетах не учитываем стоимость сопровождения Office 365, считая, что инженер высвободиться значительно, поскольку сопровождение серверов будут выполнять главным образом сотрудники Microsoft. Наверняка в реальности некоторая, будем надеяться, незначительная, загрузка останется.

После всего вышесказанного есть повод серьезно задуматься о смене парадигмы лицензирования и рассмотреть вариант подписки на Office 365, вместо традиционного приобретения лицензий. По сути разница в стоимости между подпиской на десктопный Office и Office 365 M1 составляет около 100 тыс. руб. Если же учитывать будущую стоимость денег, то разница получиться порядка 70 тыс. руб. В случае если удастся договориться с операторами связи на стоимость за человека в районе 472,5 руб. в мес., то при учете будущей стоимости денег разницы между подпиской на десктопный Microsoft Office и Office 365 M1 с включенной подпиской на десктопный офис вообще не будет. Файл с подробным расчетом прилагается: «Сравнение Office365 и традиционного лицензирования«.

Бочка меда и ложка дегтя

Итак, при переходе на облачные технологии Microsoft Office 365 мы получаем следующие преимущества:

  1. Нет необходимости инвестировать в дополнительное IT оборудование (если его ещё нет).
  2. Возможность оплаты услуг по мере потребления (в случае приобретения подписки у операторов связи).
  3. Сокращение эксплуатационных расходов.
  4. Высокая доступность — 99,9%. Чтобы обеспечить аналогичную доступность для сервисов входящих в Office 365 на своей площадке придется много чего докупить. Например, ДГУ для компенсации рисков из-за перебоев электроэнергии и т.п.
  5. В случае отказа площадки (например, из-за перебоев с электроснабжением) доступ к сервисам можно получить из любого места, где есть Интернет.
  6. Не требуется сопровождать сетевое оборудование компании для предоставления доступа к сервисам для мобильных пользователей и филиалов.
  7. и т.п.

Если что-то кажется слишком хорошо, нужно искать подвох, ибо закон сохранения геморроя никто не отменял.

  1. Проблемы со частичной миграцией пользователей с «земной» площадки в «облачную». Например, когда нужно только часть пользователей переместить в «облако», при этом в качестве сервера не MS Exchange.
  2. Объемы почты на локальных серверах могут быть достаточно значительными, поэтому передача данных может занять немало времени.
  3. Задержки и потери пакетов в Интернет канале могут быть временами столь значительными, что приведет к снижению производительности работы сотрудников. Хотя почта не столь чувствительный к задержкам протокол, а Lync после того как клиенты «договорятся» передает данные напрямую, по кратчайшему маршруту.
  4. Штатными средствами нет возможности сделать ретроспективное бакапирование и восстановление.
  5. Не понятно какими средствами сделать бакап (backdown) из облака на локальную площадку на случай, если возникнут проблемы с облачным провайдером. Нужно понимать, что на извлечение данных из «облака» потребуется не один день, а то и месяц.
  6. В случае переноса данных в облако для обеспечения отказоустойчивости 99,9% облачных сервисов на площадке необходимо обеспечить гарантированную работоспособность Интернет-каналов. Соответственно, обязательно потребуется резервный канал от другого провайдера, причем, чтобы у основного и резервного не было общих не задублированных элементов инфраструктуры.
  7. Вполне вероятно, что потребуется увеличение скорости в канале, чтобы пользователи не ощутили потери производительности при работе с «облачными» сервисами.
  8. На обеспечение безопасности (в т.ч. легализации использования) «облаков» могут потребоваться дополнительные расходы. Об этом немало упоминал Алексей Лукацкий.  В некоторых случаях легализовать «облака» не удастся.
  9. Для работы Office 365 приходиться открывать напрямую (без прокси) доступ примерно к пяти подсетям Microsoft. При этом есть риск, что при смене подсетей пропадет доступ к сервису. Было бы неплохо если бы Microsoft минимизировал количество URL (подсетей), доступ к которым должен быть.
  10. 1 месяца триального периода недостаточно для тестирования миграции пользователей в организациях где есть пару сотен сотрудников и пр. Процедура миграции в «облако» не с Exchange не отлажена, поэтому занимает немало времени.
  11. Office 365 можно сказать не поддерживает Office 2003. Это усложняет процедуру миграции в облако, если нет желания переходить единовременно на Office 2013. Далеко не все пользователи готовы к встрече с риббонами. 🙂

В заключение

Учитывая поверхностно сделанный анализ, можно констатировать, что Office 365 с подпиской на десктопный Microsoft Office (особенно Office 2013 с улучшенным мобильным клиентом Lync) представляет значительный интерес в плане оптимизации затрат на лицензирование, сокращение эксплуатационных расходов, в ряде случаев добавление функционала. Так что имеет смысл присмотреться к этому решению повнимательнее, но не упускать из виду риски.

Опубликовать в Facebook
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Одноклассники
Опубликовать в Яндекс
Запись опубликована в рубрике IT решения для бизнеса с метками , , , . Добавьте в закладки постоянную ссылку.