В России сейчас доступно несколько каналов продаж сервиса Microsoft Office 365:
- EA / EAS. Заказчики с действующим соглашением EA / EAS могут начать использовать Office 365 в рамках существующего контракта.
- Agreement for Online Services (AOS) для заказчиков без EA / EAS. Представляет собой трехлетний контракт, позволяющий приобрести любые планы Office 365 (включая отдельные компоненты – Exchange Online, SharePoint Online, Lync Online) в количестве не менее 250. Включение OnPremise лицензий на ПО Microsoft в данное соглашение невозможно.
- Open. В программах лицензирования Open (OLP. OV, OVS) доступен только Office 365 план М – включает в себя Office Pro Plus, Exchange Online, SharePoint Online, Lync Online. Рассчитан на компании до 250 сотрудников, максимальное техническое ограничение – 300 пользователей в рамках одного тенанта. Данный план не подходит для компаний, которые хотят переместить в Office 365 более 300 сотрудников – это невозможно технически.
- Прямая модель. Заказчик может приобрести любое количество любых планов Office 365, оформив подписку на сайте www.office.com и оплатив её напрямую в Microsoft Ireland Operations Limited по кредитной карте либо по счету.
- Синдикационный партнер. Заказчик может приобрести Office 365 вместе с / в дополнение к услугам и продуктам синдикационных партнеров. Такими партнерами в России являются операторы связи: ОАО «ВымпелКом» и ОАО «МТС».
Подробнее можно посмотреть на сайте Microsoft, а по процедуре оплаты посмотреть документ.
Сравним варианты приобретения подписки на Office 365 Open через компании продающие программное обеспечение (SoftLine, 1С, SoftKey, «СКБ Контур» и др.) и синдикационных партнеров («Билайн-бизнес«, «МТС» и др.). Приобретение через эти каналы существенно отличается.
Продавцы ПО предлагают услугу Office 365 по схеме аналогичной оформлению подписки на продукты Microsoft Open Value Subscription. В этом случае оплата производиться авансом за 1 год использования. Такая схема единовременно требует привлечения значительных финансовых ресурсов (сумма получается значительной и больше напоминает инвестиции или капитальные затраты — CAPEX) и приводит к «заморозке» ликвидности (денег) на год. Согласование таких значительных разовых сумм в большинстве организаций непростое.
Операторы связи продают эту-же услугу с оплатой помесячно в счете за услуги связи и это получается в чистом виде операционные расходы (OPEX). Этот вариант позволяет минимизировать «заморозку» значительных финансовых ресурсов на долгий срок, хотя ежемесячная стоимость может получится несколько выше той, что получилась бы при пересчете годовой суммы при приобретении у поставщиков ПО. Операционные расходы часто вообще не нужно согласовывать отдельно. Например, это просто затраты в статье на связь, в какую статью удобнее, туда и отнесем.
Возникает дилемма, какой вариант выгоднее? Прикинем объективные выгоды приобретения по первому (оплата за год) и второму (оплата ежемесячно) варианту.
Оплата Office 365 раз в год
Оплата услуги авансом за год эквивалентна изъятию из оборота компании этих средств, соответственно, их придется чем-то восполнить, например, взяв кредит. С другой стороны если деньги свободные (что маловероятно), можно было бы вложить их в средне- и низкорисковые финансовые инструменты, например, положить на депозит. Естественно, процентная ставка доходности при использовании различных инструментов будет отличаться. Рассчитать какой доход мы получили бы за год, если бы вложили деньги в какой-либо из финансовых инструментов несложно:
,
где PV — настоящая стоимость (сумма, которая инвестируется в настоящий момент Present Value);
FV — Future Value или будущая стоимость.
i — процентная ставка за период начисления процентов (например, если проценты начисляются раз в год, то годовая; если проценты начисляются ежемесячно, то за месяц). В нашем случае ставка годовая.
t – количество периодов времени, в течение которого начисляются проценты. В нашем случае = 1 (год).
В Excel для расчета этого значения есть функция БС (будущая стоимость).
БС(ставка,кпер,плт,[пс],[тип])
- Ставка — процентная ставка за период = 1 год.
- Кпер — общее количество периодов платежей по аннуитету = 1.
- Плт — оплата за использование Office365 за год (с отрицательным знаком).
- Пс — приведенная к текущему моменту стоимость или общая сумма, которая на текущий момент равноценна ряду будущих платежей = 0.
- Тип — срок оплаты в начале года (аванс), поэтому = 1;
Если расчет делается на срок более одного года, то правильнее использовать формулу для сложных процентов:
SUM = Плт * (1 + Ставк)Кпер
Например, если требуется приобрести сервис Office 365 по тарифу для среднего бизнеса M1 для 200 сотрудников, то цена у продавцов ПО будет около 461 руб. (цена может отличаться в зависимости от схемы приобретения и выбранного партнера) в месяц за человека (с НДС). Соответственно, за год оплата составит 1,106,400 руб.
Предположим, что мы использовали бы эту сумму альтернативным способом, положив на депозит под 10%:
FV = 1,106,400 * (1 + 0,1) = 1,217,040 руб.
если же кредитоваться, скажем, под 18% годовых, тогда получим:
FV = 1,106,400 * (1 + 0,18) = 1,305,552 руб.
Оплата Office 365 ежемесячно в течении года
В случае с ежемесячными оплатами деньги выводятся из оборота небольшими равными порциями, по мере использования сервиса, т.е. аванс за 1 месяц. Очевидно, что если сумма за месяц такая-же по величине, как у продавцов ПО (~461 руб. в мес. с НДС), то с точки зрения финансовой выгоды разумнее приобретать услугу у операторов связи. Однако, ежемесячная оплата у операторов связи может быть выше, поэтому стоит рассмотреть подробнее расчет по такой схеме.
Предположим, что оператор связи оценивает ежемесячную оплату в 500 руб. за человека в месяц с НДС. Если просто сосчитать сумму за пользование услугой в год на 200 человек, получим 500 * 200 * 12 = 1,200,000 руб., т.е. на 93,600 руб. менее выгодный вариант, чем у поставщиков ПО. Это если не брать в расчет стоимость привлечения ликвидности или будущую стоимость денег. Деньги здесь и сейчас всегда стоят дороже будущих денег, поскольку их можно вложить в бизнес сейчас и через некоторый срок получить некоторый дополнительный доход или как минимум сохранить от пожирающей инфляции.
Поскольку «заморозке» подвергается сумма ежемесячно, то такой расчет будет соответствовать вычислению будущей стоимости при аннуитетной схеме начисления процента.
,
где A – размер платежа при аннуитете, т.е. это та сумма, которую мы будем ежемесячно оплачивать оператору связи.
Для функции Excel БС параметры будут следующие:
- Ставка — процентная ставка за период = 1 месяц. От годовой ставки переходим к ежемесячной разделив на 12.
- Кпер — общее количество периодов платежей по аннуитету = 12 (месяцев).
- Плт — оплата за использование Office 365 за месяц (с отрицательным знаком).
- Пс — приведенная к текущему моменту стоимость или общая сумма, которая на текущий момент равноценна ряду будущих платежей = 0.
- Тип — срок оплаты в начале месяца, однако из-за особенностей работы формулы (какая используется формула в Excel не известно) в данном случае = 0, либо придется использовать формулу: Плт+БС(ставка; 11; -Плт; 0; 1).
Например, если требуется приобрести сервис Office 365 по тарифу для среднего бизнеса M1 для 200 сотрудников, то цена у операторов связи будет около 500 руб. в месяц за человека (с НДС). Соответственно, за месяц оплата сервиса для организации составит 100,000 руб.
Предположим, что мы использовали бы эту сумму, положив на депозит под 10%.
FV = 100,000 * ((1 + 0,1)12 — 1) / 0,1= 1,256,556 руб.
если же кредитоваться, скажем, под 18% годовых, тогда
FV = 100,000 * ((1 + 0,18)12 — 1) / 0,18= 1,304,121 руб.
В результате получаем, что если брать наиболее реалистичный вариант, когда сумма потраченная на закупку ПО должна быть восполнена за счет кредитования, то не смотря на существенно более высокую стоимость подписки на человека у оператора связи FV получается даже немного лучше, чем у продавцов ПО.
Если же рассчитать случай, когда ежемесячная оплата оператору связи 461 руб. (теоретически, получить такие условия возможно), как у поставщиков ПО, тогда, при использовании депозита:
FV = 92,200 * ((1 + 0,1)12 — 1) / 0,1= 1,158,545 руб.
а при кредитовании
FV = 92,200 * ((1 + 0,18)12 — 1) / 0,18= 1,202,399 руб.
Соответственно, при одинаковых ежемесячных оплатах в 461 руб. в первом и втором случае и, соответственно, одинаковых совокупных затратах за год по бухучету, фактическая экономия в случае заключения контракта с оператором связи составила бы около 100 тыс. руб.
В заключение
Рассмотренные выше расчеты позволяют сделать выбор схемы подписки на услугу Office 365 несколько более объективной. Достаточно узнать у финдира/главбуха по какой процентной ставке организация кредитуется (вряд ли удается жить совсем без кредитов) и подставив эти значения в формулу получить какой вариант подписки будет предпочтительнее с т.з. математики. Эти же формулы стоит использовать и для сравнения вариантов лицензирования продуктов Microsoft: Open Value, Open Value Subscription и т.п.
Понятно, что в каждом конкретном случае предпочтение тому или иному варианту будет отдаваться не только исходя из реальных затрат и будущей стоимости денег, однако, все-же стоит принимать этот момент во внимание при принятии решения.
Чтобы «поиграть» с цифрами прилагаю Excel файл для проведения самостоятельных расчетов (Сравнение вариантов приобретения Office 365).
